Administração condominial: principais desafios para uma boa gestão

Entenda mais sobre como é possível chegar a uma administração condominial de excelência e como o perfil do síndico mudou nos últimos anos.

Ser síndico hoje é uma tarefa mais complexa do que costumava ser há décadas. Com a popularização dos condomínios que oferecem facilidades semelhantes aos clubes de lazer, a administração condominial se compara à gestão de uma empresa. 

Isso vale também para os prédios comerciais, principalmente onde há grande circulação de pessoas, como funcionários, fornecedores e clientes.

São necessários conhecimentos em questões jurídicas, contábeis, administrativas, sem contar o desenvolvimento de habilidades pessoais como empatia, tolerância e muita paciência.

São diversos os desafios para uma boa gestão de condomínio. Mas, com profissionalismo, é possível desempenhar essa tarefa com satisfação e harmonia entre todos os envolvidos. 

Entenda mais sobre como é possível chegar a uma administração condominial de excelência e  como o perfil do síndico mudou nos últimos anos.

O novo papel do síndico na administração condominial

A profissionalização do papel do síndico é uma forte tendência que não para de crescer. Nem sempre os moradores ou proprietários do imóvel têm disposição, tempo ou preparo para lidar com a administração condominial.

Mas, se a gestão não for feita de forma adequada, uma série de problemas financeiros, jurídicos e de convivência deixam de ser resolvidos, gerando uma verdadeira “bola de neve” que pode interferir seriamente na qualidade de vida dos moradores e, claro, no trabalho do síndico. Portanto, com uma boa administração, todos saem ganhando.

Não basta apenas resolver discussões por causa de barulho fora do horário permitido, do cachorro em local impróprio ou do carro mal estacionado na garagem. O síndico também precisa entender de gestão condominial, de gestão de pessoas, normas de segurança, além de manter as contas sempre em dia.

O gestor tem uma série de desafios à sua frente e precisa lidar com eles de forma equilibrada e transparente. Até porque o síndico tem obrigações e deveres previstos no Código Civil e é responsável legal pela administração condominial.

Listamos, a seguir, os seis principais desafios do síndico profissional e como superá-los.

Os 7 principais desafios da administração condominial

1. Segurança

Com o aumento progressivo dos índices de violência urbana, a segurança e o controle de acesso de pessoas e veículos é a preocupação número um para moradores e gestores de edifícios. E um fato já comprovado é que grande parte das invasões ocorrem pela porta da frente.

A boa notícia é que a tecnologia para condomínios vem se desenvolvendo rapidamente e pode atender a essa demanda nas cidades. 

Neste aspecto, é importante conhecer os diversos tipos de equipamentos disponíveis no mercado e quais são as suas vantagens. Invista em portaria remota, câmeras de monitoramento, centrais telefônicas, alarmes, cercas elétricas, entre outros itens.

Mas não basta apenas instalar esses equipamentos. O fator humano é igualmente relevante. O sucesso das medidas de segurança passa pelo treinamento de funcionários e pela sensibilização de moradores, para que atendam às normas de segurança definidas em assembleia.

2. Inadimplência

Especialmente em tempos de orçamentos apertados, o controle financeiro deve ser bastante rigoroso. 

Até pouco tempo, a inadimplência das taxas condominiais era bastante comum e um fator de grande impacto negativo na administração condominial, já que é a sua principal fonte de renda. Mas a nova legislação, vigente desde 2015, agilizou a cobrança desse tipo de dívida.

Neste aspecto, vale negociar com o inadimplente, oferecer acordos amigáveis ou até dividir o valor em parcelas para facilitar o pagamento. 

O morador que não pagar seus débitos pode ser barrado das assembleias e penalizado com o nome negativado e o bloqueio da conta corrente, por exemplo.

É uma medida dura, mas que garante ao síndico e aos demais moradores o equilíbrio nas contas e a gestão adequada das atividades rotineiras do condomínio.

Confira este webinar, em que falamos sobre como lidar com a inadimplência dos condôminos. Fique por dentro dessas dicas:

Acesse aqui – [Webinar] Inadimplência: como lidar quando ela surge em seu condomínio

3. Gestão de funcionários

Para manter uma portaria 24 horas, por exemplo, é preciso a contratação de quatro profissionais para a troca de turnos. Além dos salários, os impostos e os encargos de contratação de cada prestador de serviço são pagos pelos moradores.

Além disso, há condomínios que oferecem diversas facilidades aos moradores, como piscina, sala de ginástica, parque infantil, entre outros. Mas todos esses equipamentos exigem limpeza e manutenção constantes. 

Para dar conta desses serviços, é preciso uma equipe de profissionais, como faxineiros, jardineiros, eletricistas e limpadores de piscina.

Nesse caso, existem duas opções: a contratação direta ou a terceirização (falaremos sobre ela adiante). Avalie qual é a opção mais adequada para a sua administração condominial, sempre tendo em mente a otimização dos recursos, ou seja, o melhor custo-benefício.

4. Obras de manutenção

Para manter o condomínio sempre em ordem, é inevitável conviver com obras ou serviços de manutenção.

Essas atividades exigem do síndico mais um tipo de conhecimento, mesmo que genérico, sobre engenharia, arquitetura e qualidade de materiais de construção. Assim, pode fazer boas escolhas e as defender perante os condôminos em assembleia.

5. Transparência

Estabelecer canais de comunicação entre a administração condominial, os moradores e os funcionários é uma forma amigável e eficiente de ser transparente nas ações de gestão. 

Além de manter todos informados sobre o que está em andamento e onde os recursos estão sendo investidos, é também um meio de evitar possíveis conflitos.

Deixar claras as regras de convivência é uma forma simpática de prevenir discussões sobre questões simples. 

São vários os formatos disponíveis: informativos nos elevadores e nas áreas comuns ou enviados por email, grupos em redes sociais e reuniões periódicas presenciais – e também online -, aplicativos específicos para condomínios são alguns exemplos. 

Esses canais devem ser abertos para dúvidas e sugestões. Quem sabe não surge uma ideia inovadora que beneficie a todos?

6. Mediação de conflitos

Como vimos, o síndico deve ser multidisciplinar para dar conta da administração condominial. Mas uma das principais habilidades desse gestor deve ser o relacionamento interpessoal.

É preciso ter paciência e disposição para receber as demandas dos moradores ou proprietários nos horários mais inusitados, ouvir com atenção e respeito, se colocar no lugar do outro e buscar uma solução que contemple a maioria das demandas colocadas. 

O famoso “jogo de cintura” é fundamental para quem exerce essa função.

7. Conhecimento de leis e regras

Para atuar, o síndico profissional precisa conhecer as regras dispostas sobre os seus deveres, que são:

  • Garantir a organização e preservação das áreas comuns do condomínio, como salão de festas e piscinas.

Este trabalho é totalmente legal e começou a se tornar mais comum após a chegada do novo Código Civil, em 2002. Com isso, o Art. 1.347 (Lei Federal 10.406/02) permite ao condomínio a contratação de um síndico profissional:

“A Assembleia poderá escolher um síndico, não condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se”.

Além do novo Código Civil, a antiga Lei 4.591, de 1964, também conhecida como Lei do Condomínio, ainda tem validade em relação aos assuntos que o Código Civil não aborda.

Ela trata de direito de propriedade, de como convocar e fazer assembleias, das despesas do condomínio (extraordinárias e ordinárias) e da utilização da edificação por parte dos condôminos, entre outros assuntos.

Importantes ações para administrar um condomínio de forma eficaz

Ao assumir a administração de um condomínio, o profissional precisa atender uma série de regulamentações e condutas

Além disso, pelo fato de a gestão condominial ser considerada uma tarefa complexa, para alcançar excelência nessa área, é preciso buscar por soluções eficientes e econômicas que promovam o bem-estar e a segurança de todos.

Saiba quais iniciativas é preciso adotar para gerenciar de forma eficaz o condomínio.

Realizar previsão orçamentária anual

Para gerir o condomínio de forma eficaz, é preciso encará-lo como uma empresa. Por isso, a importância de realizar um levantamento dos custos anuais e de todas as despesas necessárias para garantir o bom funcionamento.

Ao realizar a previsão orçamentária, é possível avaliar as principais despesas condominiais e definir um planejamento anual dos gastos. Com isso, é possível evitar o aumento da taxa de condomínio e, em alguns casos, taxas extras com questões emergenciais.

Promover a previsão orçamentária anual permite que a gestão analise se está havendo desperdícios ou gastos excessivos como, por exemplo, com o pagamento de horas extras aos funcionários.

Buscar pela terceirização dos prestadores de serviço

A Associação das Administradoras de Condomínios (Aabic) estima que as despesas com folha de pagamento e encargos de funcionários de um condomínio podem representar 65% dos gastos condominiais.

Ao promover a terceirização dos serviços do condomínio, como zeladoria, limpeza e manutenção, por meio da contratação de empresas específicas, é possível gerar uma economia de até 50% com esses gastos.

Além disso, a terceirização passou a se tornar cada vez mais presente na realidade dos condomínios, pois ajuda a minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal para gestão de funcionários.

Usar a tecnologia como aliada na gestão do condomínio

Utilizar a tecnologia como aliada para modernizar e aprimorar a gestão do condomínio se tornou uma das medidas essenciais para gerar a economia de recursos a longo prazo e uma melhoria no relacionamento com condôminos e funcionários.

Isso porque o investimento em iniciativas e novas tecnologias que sejam capazes de otimizar e trazer mais eficiência à gestão permite que o síndico dedique mais tempo para atender as rotinas administrativas e as demandas prioritárias para o bom funcionamento do condomínio.

A adoção de sistemas de gerenciamento de condomínios é uma realidade em muitos empreendimentos em todo o Brasil, já que a iniciativa traz mais agilidade, produtividade e mobilidade ao dia a dia de síndicos e moradores.

O uso da tecnologia revolucionou a gestão condominial e tem mudado significativamente a rotina da administração dos condomínios. Por isso, síndicos têm feito uso da tecnologia como forma de aprimorar a gestão do condomínio. 

São inúmeros os sistemas que possibilitam gerenciamento, controle e monitoramento de acesso à condomínios disponíveis no mercado de segurança atualmente, o que exige um cuidado maior na hora de contratar a solução ideal.

Sistema de gestão condominial

Uma das alternativas para quem deseja administrar o condomínio de forma eficaz é modernizar a gestão condominial investindo em um sistema que traga comodidade e autonomia aos moradores, o que permite aos gestores maior organização, praticidade e ganho de tempo e de recursos.

A portaria remota é um exemplo de solução que permite tanto aos moradores como gestores efetuarem o controle e o monitoramento de acesso a condomínios residenciais de forma remota. Por esse motivo, é considerada uma das principais tendências para modernizar a portaria de condomínios.

Além do controle de acesso, a solução deve ser capaz de monitorar ininterruptamente entrada e saída, assim como as áreas comuns do prédio.

Outro benefício que um sistema de gestão de condomínio deve promover para garantir uma administração eficaz é a possibilidade de oferecer uma ferramenta para análise dos dados de acesso ao condomínio por meio de relatórios.

Uma solução inovadora em portaria remota deve possibilitar que o síndico tenha acesso a várias informações importantes, especialmente sobre o controle de acesso, para gerenciar de forma eficiente o empreendimento, como por exemplo: 

Gostou dessas dicas? Agora que você conhece os principais desafios e as soluções para uma boa administração condominial, acesse um conteúdo ainda mais completo sobre o tema:

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