Compliance condominial: o que é, importância e como implantar

Ter uma gestão correta e limpa passou a ser o foco, não só nas empresas, mas no dia a dia das pessoas. É nesse contexto que surge a importância do compliance condominial.

Operação Lava Jato e outras medidas que ajudam a desmontar esquemas de corrupção despertam o interesse para questões éticas.

A clareza tem se tornado a regra em companhias que querem agir dentro da lei e evitar problemas jurídicos e fiscais.

E o mesmo começa a valer para o setor público.

Mas o que isso tem a ver com a administração de condomínios?

Tudo!

Afinal, o síndico deve lidar e manejar os recursos coletivos, angariados com a colaboração de todos os moradores, agir em consonância com os interesses da comunidade.

Além disso, precisa lidar com questões trabalhistas, tributárias, ambientais, etc.

Ou seja, é necessário clareza, lisura e ética.

Neste post, confira o que é compliance condominial, por que é importante e como implantá-lo. Acompanhe!

O que é compliance condominial?

Compliance é uma palavra que deriva do verbo em inglês to comply, que significa, basicamente, estar e agir em conformidade com a regra e a lei.

Quando nos referimos ao compliance condominial, estamos falando de agir de acordo com o que determina a legislação, a convenção do empreendimento e a ética na gestão.

Leia mais: Governança condominial: qual o papel do síndico

Por que o compliance condominial é importante?

O síndico é responsável por manejar diferentes recursos e lidar com questões sensíveis e complexas que envolvem os condôminos, seus colaboradores e o condomínio.

E é aí que podem ocorrer desvios de conduta.

Exemplo:

de acordo com levantamento recente do Sindicato dos Condomínios Residenciais e Comerciais do Distrito Federal, o número de fraudes cometidas por síndicos aumentou 13% somente entre 2017 e 2018.

Entre os principais casos, estão:

  1. Práticas como desvio de verbas;
  2. Superfaturamento de obras;
  3. Contratação de empresas mediante pagamento de vantagens;
  4. Síndicos que desapareceram com o dinheiro que havia no fundo de reserva do condomínio.

Nesse contexto, fica clara a importância da introdução de práticas de compliance na gestão.

Vale destacar que, por mais que o síndico seja honesto, é fundamental contar com processos internos que garantam mais transparência e ética no manejo do bem comum.

Leia mais: Guia para síndicos e administradores: tudo o que você precisa saber

Como implantar o compliance condominial?

Para implantar um sistema de compliance no condomínio é preciso analisar as características e da realidade de cada local.

No entanto, antes de considerar o uso de ferramentas específicas que ajudem nessa tarefa.

O primeiro passo é trabalhar para adequar a cultura do condomínio ao compliance, padronizando processo e garantindo sua efetividade.

O que é necessário para implantar:

Interesse do gestor

É fundamental que o síndico ou administrador entendam a importância das práticas de compliance e os resultados que elas podem trazer para o condomínio.

Realidade do condomínio

Cada condomínio tem suas particularidades.

Por isso, antes de implantar a compliance, o síndico deve identificar as situações do seu condomínio que sejam mais propensas a delitos e desvios.

Manual de boas práticas

Nenhum sistema funciona sem a participação de todos: síndico, condôminos e funcionários.

Cabe ao gestor utilizar as informações que conseguiu no passo anterior para criar um manual de boas práticas que atenda os diferentes públicos.

E isso envolve desde o treinamento e conduta dos funcionários até as formas com que os moradores devem prosseguir em caso de queixas e insatisfações.

Comitê gestor

As boas práticas de gestão devem ser monitoradas por outros agentes internos do empreendimento.

Para isso, é recomendada a criação de um comitê gestor, que vai garantir que as melhores práticas estão sendo adotadas e que o regimento interno e a lei estão sendo seguidos.

Comunicação

Outro passo importante para a implantação do compliance condominial é a comunicação imparcial.

Isso significa que o síndico deve ser mais formal ao lidar com queixas dos condôminos e agir de modo impessoal na gestão de assuntos sobre funcionários e conflitos internos.

Uma das maneiras de garantir isso, é a criação de canais anônimos, em que tanto colaboradores quanto moradores possam registrar suas queixas e dar retornos sobre a situação e a atuação do síndico.

Clareza

A clareza é um dos pilares do compliance, e no condomínio isso não deve ser diferente.

Por isso, o síndico deve facilitar o acesso dos condôminos de todos os processos que digam respeito à coletividade, como licitações, andamento de obras, relacionamento com fornecedores etc.

Para garantir que todos esses processos sejam claros desde o início, eles devem ser regidos de acordo com procedimentos pré-aprovados pelos moradores e pelo comitê gestor.

Tecnologia

As novas tecnologias trazem aos síndicos e administradoras ferramentas que facilitam a aplicação do compliance.

Além disso, reduzem a chance de atos de corrupção e desvios de conduta de todas as partes.

Desde ferramentas de gestão até soluções que facilitam o dia a dia, as inovações são um passo importante para a imposição de práticas mais éticas, morais e legais.

Exemplos:  portaria remota e assembleia virtual.

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