Como fazer uma comunicação condominial eficaz

A comunicação condominial é fundamental para evitar conflitos entre moradores e tomar melhores decisões. Saiba mais neste artigo.

A gestão de um condomínio envolve um grande volume de informações. Para evitar mal-entendidos, garantir transparência e inspirar confiança nos moradores, é essencial organizar a comunicação condominial.

O síndico deve enxergar esse processo como uma forma de otimizar seu tempo, uma grande vantagem para quem divide a administração do condomínio com outras atividades.

Ter processos claros de comunicação condominial evita conflitos por desinformação, além de reduzir a quantidade de chamadas diretas ao síndico para esclarecer dúvidas, relatar ocorrências ou solicitar informações.

Por que o síndico deve planejar a comunicação condominial?

Se a gestão do condomínio pode ser comparada à de uma empresa, então a comunicação interna deve ser levada tão a sério quanto em um ambiente profissional.

A circulação de informações entre os moradores de um condomínio precisa ser:

Quem nunca entendeu errado o sentido e a intenção de uma frase, devido a uma pontuação mal colocada ou a uma palavra com duplo sentido? Esse é um risco que o síndico não pode correr.

Manifestações por escrito, áudio ou vídeo, mesmo que em aplicativos informais de mensagens, são registros legais e o síndico se responsabiliza por isso.

Se você não sabe por onde começar para ter uma comunicação condominial eficaz, preparamos algumas dicas fundamentais. Acompanhe a seguir.

Como criar bons canais de comunicação condominial

Tire um tempo para planejar a estratégia da comunicação em seu condomínio. Pense que esse prazo será economizado lá na frente.

A primeira coisa que deve ser feita é a definição dos canais que serão utilizados e de que tipo de conteúdos serão divulgados em cada um. Os canais podem ser digitais ou físicos. A seguir, trouxemos alguns exemplos.

Canais digitais

Aplicativos de mensagem

Os mais populares no Brasil são Facebook Messenger e WhatsApp. São gratuitos e estão acessíveis na palma da mão, com os smartphones. Em ambos é possível criar grupos específicos para troca de mensagens.

Uma sugestão para não inundar seu celular e dos condôminos de notificações desnecessárias é criar regras para uso dos grupos, evitando memes, discussões sobre temas sem relação com o condomínio, mensagens de bom dia, etc.

Use para: assuntos urgentes, pedidos de reparos, avisos sobre interrupção de serviços, lembretes de reunião ou assembleia, grupos de discussão sobre temas específicos. Evite discussões por esses canais. Em casos mais sensíveis, tratar de forma privada ou pessoalmente.

Aplicativos para condomínio

Existem plataformas para web e aplicativos específicos para  comunicação em condomínio. Elas são até mais recomendadas do que as outras plataformas, pois trazem funcionalidades mais adequadas e todos já sabem que servem para comunicação condominial.
Use para: organizar e agilizar a comunicação com os condôminos e administradoras.

E-mail

Ao contrário das redes sociais e do WhatsApp, que são mídias mais ágeis, o e-mail tem um caráter mais formal e perene. A comunicação condominial por e-mail gera economia com a redução do consumo de papel.
Use para: enviar documentos importantes e comunicados formais; avisar sobre rateio de custos de obras de manutenção e serviços especiais de limpeza; registrar atas de assembleia.

Informativos

São publicações online enviadas por e-mail, também conhecidas como newsletter, com periodicidade fixa: semanal, quinzenal ou mensal.

É um meio interessante de divulgação, pois dá transparência à gestão do síndico e aproxima os moradores uns dos outros. Esse tipo de comunicado pode ser usado para estreitar laços de confiança e promover o fortalecimento da comunidade, criando um ambiente mais seguro.
Use para: compartilhar regras de convivência do condomínio, ausência/presença de prestadores de serviços, comunicar as novidades daquele período, apresentar personagens do prédio (moradores ou funcionários), datas comemorativas, etc.

Canais físicos

Se hoje as pessoas se falam mais por meios digitais do que presencialmente, os condomínios têm a vantagem de contar com o mesmo espaço físico compartilhado entre os principais envolvidos na comunicação: os moradores. 

É uma vantagem própria da comunicação condominial e pode ser amplamente utilizada. Veja algumas formas de implementar.

Elevador

Área de circulação praticamente obrigatória para os moradores nos condomínios verticais. Como suporte, pode ser usado um pequeno mural ou até uma TV específica para ambientes corporativos.

Use para: questões mais urgentes, recados importantes, textos pertinentes aos assuntos do condomínio, informações que precisam permanecer por um período maior.

Garagem

Por razões diversas, há pessoas que têm o hábito de sair de casa somente com seus veículos. Vale aproveitar esse ambiente, mas não deve ser o único espaço de informação quando o assunto for mais abrangente.
Use para: reforçar mensagens que já estão afixadas em outros canais.

Hall de entrada do prédio

É local de grande circulação de condôminos, porém, pode ser que alguns não vejam por saírem apenas de carro. Por ser um espaço nobre do prédio, é importante que seja uma comunicação bem atrativa e simpática.

Use para: dar espaço aos prestadores de serviço fazerem suas comunicações, se for relevante para os moradores. Por exemplo, o convite de empresas de segurança para moradores que queiram conhecer a operação de uma base de portaria remota.

Áreas de lazer

Com tantas opções de lazer nos edifícios, como piscinas, espaços gourmet, churrasqueiras, salas de ginástica, entre outros, é importante deixar claro o comportamento esperado naquele ambiente.
Use para: regras de uso dos ambientes compartilhados.

Circular

É um dos meios mais tradicionais de comunicação e deve ser considerado. Pode ser uma folha de papel impressa deixada na portaria, na caixa de correio dos moradores ou enviada por baixo da porta de cada residência.
Use para: notas diversas, avisos, relatórios de gestão, informações sobre serviços, orientações sobre boas práticas, entre outros.

A importância da comunicação interna em condomínios

Embora tenhamos cada vez mais maneiras de nos comunicarmos, ainda assim é bastante difícil conseguir atingir a todos com uma comunicação assertiva dentro dos condomínios.

Isso porque muitos moradores não são engajados em relação às decisões coletivas que precisam ser tomadas. 

Para se ter uma ideia, em uma pesquisa realizada pelo instituto de pesquisa DataFolha, menos da metade dos condôminos de São Paulo têm o costume de frequentar reuniões de condomínio

E, pelo que é possível observar em assembleias condominiais, a situação não é muito diferente em outros locais do país.

De fato, muitas pessoas acreditam que, ao deixar de participar das reuniões de condomínio e ao evitar a comunicação com outros moradores a respeito das questões coletivas, estão minimizando estresse e problemas.

Mas na verdade é o oposto, porque é por meio do engajamento dos moradores com a comunicação interna que é possível resolver a maior parte dos problemas condominiais, além de colaborar para uma vivência cada vez mais colaborativa e produtiva para todos.

Listamos abaixo por que é importante ter uma boa comunicação interna para condomínios.

Para evitar conflitos

Uma das formas mais comuns de promover a comunicação interna nos condomínios são as assembleias

Quando são bem organizadas, essas reuniões são uma oportunidade para que todos expressem suas opiniões, prevenindo conflitos e aumentando as chances de os moradores chegarem a uma decisão comum relativa aos assuntos debatidos.

Um exemplo interessante é resolver questões de relacionamento entre vizinhos por meio de uma comissão social, que tenha como objetivo aproximar os moradores. 
Propondo uma série de atividades recreativas e educativas, é possível reduzir as ocorrências de conflitos.

Para melhorar a qualidade e o custo de projetos

Quanto mais os moradores se engajam em se comunicar entre si, melhores decisões são tomadas em relação a projetos que atendam a todos. 

Em outras palavras, as ações que são aprovadas se tornam melhores para o coletivo e, além disso, podem ter seus preços diminuídos.

Isso porque a participação da maior parte dos moradores tende a trazer mais transparência aos processos. 
Em um condomínio em que há um problema no abastecimento de água, por exemplo, é muito mais fácil chegar a uma solução com orçamento mais acessível a partir da participação de mais pessoas em uma comissão do que essa decisão ser tomada em um grupo menor.

Para divulgar ações de melhoria para a infraestrutura e a vida coletiva

Quando os moradores não estão por dentro do que se passa no condomínio ou das possibilidades que podem adotar para melhorá-lo, é normal que haja uma certa resistência para adotar novidades.

Isso porque, muitas vezes, uma nova prática ou sistema para melhoria do condomínio requer um esforço conjunto (que pode ser financeiro ou mesmo em relação à mudança de hábitos) para que gere benefícios. 

Então, se a comunicação interna não é eficiente e os condôminos não estão a par dos benefícios dessa novidade, enxergam apenas os custos que ela gerará.

Um exemplo é a adoção de práticas ambientais em condomínios, como economia de água, energia e gás ou a implementação da coleta seletiva.

Quando os moradores não conhecem os benefícios de ações como essas, veem apenas o esforço de ter que tomar banhos mais curtos, diminuir o uso das luzes e ter o trabalho de separar o lixo.

Mas, se é realizado um trabalho de comunicação interna para divulgar as vantagens, como redução no valor das contas e diminuição de problemas sanitários no prédio, por exemplo, os moradores passam a entender a situação pelo lado positivo e não apenas como um custo ou uma mudança de hábitos que não vale a pena.

Outro exemplo é a adoção de soluções inovadoras, como um sistema de portaria remota. Quando os moradores não conhecem essa solução, muitos não percebem os benefícios que terão. Só enxergam custos ou a perda de certas comodidades, como o contato com o porteiro humano, por exemplo.

Porém, assim que passam a conhecer as vantagens, como:

entre outras, passam a confiar mais no sistema.

Soluções para otimizar a comunicação condominial

Como vimos, a comunicação condominial eficaz é muito importante para o bom convívio entre moradores, para tomar melhores decisões e para instituir normas internas. 

Mas, para alcançar esses resultados, a comunicação deve ser regular e organizada. Por isso, é fundamental contar com soluções que facilitem a gestão dos comunicados e das reuniões.

O Trello e a Asana, por exemplo, são ferramentas que permitem que o síndico liste tarefas e defina um calendário com as atividades a serem feitas.

O Formulários Google é uma solução que possibilita aplicar pesquisas entre os condôminos e também solicitar feedbacks sobre assuntos de interesse geral, até mesmo antecipando informações para as assembleias, por exemplo.

Já o Google Agenda pode ser uma ferramenta para ajudar a deixar claros os próximos passos e eventos do condomínio. A agenda pode ser compartilhada entre todos os envolvidos, podendo ser consultada tanto de computadores como de smartphones.
Para comunicados, informativos ou ênfase em alguma norma, o mais indicado é usar aplicativos condominiais. No app da Kiper ou da Porter (marcas do Porter Group), por exemplo, a função mural permite a interação entre as pessoas e o envio de comunicados e recados.

Dê o primeiro passo para a sua comunicação condominial

São muitas as possibilidades de comunicação interna em um condomínio. No início do trabalho, não é necessário ativar todos esses canais sugeridos de uma só vez. É preciso avaliar o que funciona para a realidade de cada local.

Envolva os moradores nesse planejamento. Escolham juntos quais são os canais mais interessantes e quais informações serão repassadas. 

Faça reuniões periódicas para tratar de pequenos problemas ou para propor novas ações, com uma pauta bem definida e horário de começo e fim, para não se estender além do necessário.

A comunicação condominial é aliada da segurança. É importante o síndico sempre relembrar as regras de convivência que garantem a segurança de todos e manter as recomendações à vista. 

Por exemplo, com uma solução de portaria remota, não se pode empurrar as portas, pois elas são automatizadas; não se pode deixar outras pessoas entrarem com você na eclusa, se não as conhece; e, no portão veicular, não se pode entrar no “vácuo” de outros carros por uma questão de segurança e de preservação da estrutura do prédio.

Uma boa comunicação condominial é um grande passo para uma gestão mais eficiente. Isso traz transparência e aumenta a capacidade participativa dos moradores. 

Quanto mais informações estiverem disponíveis, melhor o entendimento dos direitos e deveres de cada um, e menos dor de cabeça para o síndico.

Para saber ainda mais sobre a importância da comunicação condominial, sugerimos que você leia este conteúdo completo:

Comunicação interna para condomínios: como transformar o mindset dos condôminos

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