Controle de portaria: dicas para ter segurança e evitar problemas

Saiba como o controle de portaria pode ajudar a tornar o condomínio mais seguro. Confira o conteúdo completo com dicas para não errar.

O controle de portaria tem grande responsabilidade quando o assunto é segurança condominial. É pela porta da frente que ocorre o maior número de assaltos a condomínios. 

Por isso, para garantir a proteção de moradores e funcionários, os cuidados com a portaria devem estar sempre em foco.

Neste artigo, reunimos as informações mais relevantes sobre controle de portaria e dicas para garantir a segurança do condomínio

Fique por dentro dos procedimentos de portaria mais eficientes e como você pode contribuir para práticas mais seguras. Continue a leitura e saiba mais!

O que é o serviço de controle de portaria?

O serviço de controle de portaria é indispensável em um condomínio, principalmente se o objetivo for garantir a segurança dos moradores e seus patrimônios. 

Da maneira tradicional, o condomínio contrata profissionais capacitados para essa função. O número de contratados deve considerar o revezamento entre os profissionais para que a portaria não fique descoberta em nenhum momento.

Mas essa não é a única maneira de ter um serviço de controle de portaria. Hoje já é possível contratar o serviço de portaria remota, que é ainda mais seguro que o tradicional. 

Isso porque os profissionais não ficam no condomínio. Eles ficam alocados em uma central de monitoramento a distância, garantindo sua integridade física e contribuindo para menos riscos de assaltos.

Com o serviço de portaria remota, o visitante ou prestador de serviço que chega ao condomínio toca o interfone e é nesse ambiente seguro, fora da portaria, que a chamada vai ser atendida.

Geralmente, ele tem acesso às imagens de câmeras de vários ângulos em tempo real, que permitem a perfeita identificação, sem que esse procedimento coloque em risco a sua segurança.

Como organizar uma portaria?

O primeiro passo para garantir a segurança da portaria é manter esse ambiente e as respectivas atividades organizadas. 

Afinal, como já dissemos, a maior vulnerabilidade do condomínio se encontra na porta de entrada. Por isso, os esforços e os investimentos em segurança devem partir principalmente da portaria.

Listamos aqui alguns cuidados que é importante ter para garantir essa organização:

Entender as necessidades do condomínio

É preciso ter clareza do que o condomínio precisa em termos de controle de portaria. Por exemplo, frequentemente, pergunte-se:

É importante inspecionar cada um desses pontos para que a portaria esteja organizada.

Manter uma boa comunicação com os colaboradores

A organização da portaria também envolve um bom relacionamento com os colaboradores. Se o condomínio tiver porteiros contratados para ficarem no local, essa tarefa exige bastante atenção, já que a segurança fica mais comprometida.

É preciso orientá-los sobre os procedimentos adequados e adverti-los caso alguma atividade seja realizada de maneira incorreta.

No caso de o condomínio contar com portaria remota, também é necessário manter uma boa comunicação com a empresa terceirizada.

Ter as tarefas de cada colaborador bem definidas

As funções dos colaboradores da portaria precisam estar muito claras para evitar que alguns fiquem sobrecarregados, enquanto outros tenham privilégios.

Também é importante que o síndico se coloque como a figura que dá a palavra final ou que direcione essa função para alguém específico. Isso garante que os colaboradores se sintam mal gerenciados e acabem criando suas próprias regras para o trabalho na portaria.

Promover reuniões periódicas

As reuniões são imprescindíveis para a organização da portaria. Se o condomínio tem muitos funcionários, essa se torna uma tarefa difícil porque os horários dos porteiros são diferentes. 

Mas mesmo assim, é importante realizar essas reuniões, mesmo que as equipes tenham que ser divididas.

É por meio dessas reuniões periódicas que os colaboradores podem conhecer suas atribuições e o síndico pode fazer apontamentos importantes sobre a conduta deles, corrigindo problemas e valorizando os acertos.

Ter abertura para feedbacks dos colaboradores

Manter a organização da portaria também exige que o síndico esteja aberto aos feedbacks dos colaboradores, sejam porteiros ou zeladores.

Não adianta apenas impor regras se o síndico não conseguir ouvir a realidade dos colaboradores, entender suas propostas e até mesmo refutá-las, se for o caso. Mas a conduta de se colocar disponível ao diálogo é essencial.

Ouvir os moradores

Assim como é importante receber os feedbacks dos colaboradores, também é preciso ouvir o que os moradores têm a dizer. 

Portanto, as reuniões com os condôminos também são indispensáveis para tomar melhores decisões a respeito da organização da portaria.

Convoque reuniões periódicas e se coloque sempre à disposição dos moradores para que possam relatar situações e fazer sugestões. O relacionamento com eles deve ser de confiança e respeito.

Realizar treinamentos com os colaboradores frequentemente

Para uma melhoria contínua no trabalho da portaria, é recomendado que o condomínio promova treinamentos frequentes com os colaboradores

Essas capacitações devem considerar a atualização de procedimentos, conforme forem sendo implementadas novas práticas de segurança.

Também é preciso repassar aos colaboradores as reclamações dos moradores que tiverem ao alcance dos funcionários resolverem.

Além disso, é fundamental desenvolver maneiras de motivar e valorizar o empenho dos funcionários, com o objetivo de manter sempre um trabalho de qualidade no condomínio.

Ter um livro de ocorrências

Outra medida importante para a organização da portaria é ter um livro de ocorrências. Nesse livro, que preferencialmente deve ser digital, o porteiro deve anotar as demandas e registrar eventuais situações fora do padrão, repassando-as para a administração com o objetivo de corrigir a situação.

É também no livro de ocorrências que os condôminos podem escrever alguma sugestão de melhoria, citar a necessidade de manutenção das áreas comuns do condomínio e relatar problemas com vizinhos, desde que assinem. O livro de ocorrências não deve ser usado para registros anônimos.

Quais são as funções de um porteiro?

As funções do porteiro de condomínio, muitas vezes, são confundidas com as de outros funcionários e isso pode sobrecarregar o profissional, além de gerar processos trabalhistas

Por isso, as atribuições precisam estar bem delimitadas. Listamos elas aqui.

Controlar o acesso de visitantes e prestadores de serviço

Controlar o acesso é, sem dúvidas, a principal função do porteiro em um condomínio. É preciso estar preparado de acordo com os procedimentos internos para cadastrar e liberar (ou não) o acesso de visitantes e prestadores de serviço.

É importante lembrar que essa atribuição é a que mais está sujeita a riscos de segurança. As ações de criminosos geralmente estão ligadas a falhas dos porteiros justamente nessa função.

É por isso que reforçamos a importância da implementação da portaria remota, uma forma mais fácil e econômica de garantir a segurança do condomínio, já que o porteiro trabalha a distância.

Para o acesso de prestadores de serviços, como limpeza, manutenção e reformas, os porteiros devem ser informados com antecedência para poder liberá-los com agilidade e segurança. 

Mesmo assim, quando da chegada do prestador na portaria, é preciso avisar o condômino sobre sua presença antes de liberar o acesso.

Quanto aos visitantes, o ideal é que também sejam anunciados previamente pelo morador. Esse procedimento garante mais agilidade na liberação, especialmente se o visitante já tiver cadastro no condomínio. Mesmo que seja uma pessoa que frequente o condomínio, é indispensável avisar o morador.

Esse procedimento deve ter pouca ou mesmo nenhuma flexibilidade. Afinal, é a forma de manter a ordem e a segurança tanto de moradores quanto de funcionários do condomínio.

Outro ponto importante nessa função é a comunicação entre o porteiro e os condôminos. Os profissionais devem ter disponível infraestrutura adequada, como interfone ou aplicativo de celular, e ser treinados para garantir a cordialidade.

Recebimento de correspondências e encomendas

Também é atribuição do porteiro receber correspondências e encomendas endereçadas aos condôminos. 

Quando o porteiro trabalha presencialmente, ele também deve separar as correspondências para entregar aos moradores

É recomendado que o condomínio conte com o recurso de passa volume, que dispensa o contato direto do entregador com o porteiro, sem a necessidade de que ele entre na portaria para deixar a encomenda.

Para deixar as correspondências e as encomendas organizadas, é importante que o porteiro tenha disponível caixas divisórias ou armários

Isso facilita a separação e a posterior entrega para os respectivos moradores. Além disso, é fundamental ter um livro para controle de recebimento com assinatura do morador para evitar problemas para o porteiro ou para o condomínio.

É também responsabilidade do porteiro avisar o morador sobre a chegada de pedidos de delivery e, de preferência, solicitar que busque na portaria para evitar estranhos dentro do condomínio. Nesses casos, é importante contar com eclusas para ainda mais segurança.

O que um porteiro não pode fazer?

Da mesma forma que é importante que os porteiros executem suas atribuições com excelência, também é fundamental que eles não executem tarefas que não são de sua responsabilidade

Isso porque, ao se envolverem em outras atividades, mesmo que por gentileza, podem deixar a portaria descoberta e acabar colocando a segurança do condomínio em risco.

Por exemplo, fazer pequenos reparos, trocar lâmpadas e fazer a limpeza de qualquer ambiente do condomínio não são atribuições de um porteiro e, sim, de um zelador. O porteiro não deve se ausentar da portaria em nenhum momento – apenas se tiver rondas internas a realizar.

É importante que as funções de cada profissional estejam bem definidas e claras tanto para eles quanto para os moradores, para evitar que peçam tarefas que não são obrigação dos porteiros.

Ou seja, os moradores não devem pedir para que o porteiro deixe seu cargo, mesmo que por poucos minutos, para ajudar em outras atividades. Para a segurança de todos, o profissional nunca deve deixar a portaria sozinha.

É claro que, se o porteiro quiser, pode auxiliar na entrada e na saída de pessoas com dificuldades de locomoção, carregar uma sacola até o elevador ou algo do tipo, mas essas devem ser exceções. É importante deixar claro que essas funções não fazem parte dos seus deveres.

Da mesma maneira, é preciso esclarecer que porteiros não são responsáveis por olhar crianças na portaria, manobrar carros, guardar chaves ou deixar a portaria para ir até o apartamento ou a casa dos moradores resolver problemas.

Além de delimitar com exatidão as funções do porteiro para ele mesmo, inclusive com os pontos que não são obrigações dele, o síndico também deve orientar os moradores para que não ultrapassem os limites e colaborem para o bom funcionamento das atividades de portaria do condomínio.

4 erros do procedimento de portaria que afetam a segurança do condomínio

1. Abrir exceções no acesso de visitantes

Para garantir a segurança do condomínio, uma das práticas mais importantes é em relação ao cuidado no acesso de visitantes. 

Os procedimentos de solicitar documento de identificação e confirmar a visita com o morador devem sempre ser seguidos com rigor, independentemente de ser um visitante frequente.

O mesmo cuidado deve ser tomado com os entregadores de encomenda e delivery. É fundamental não abrir exceções porque um descuido já pode demonstrar que o condomínio é de fácil acesso e atrair pessoas mal intencionadas.

Neste aspecto, uma solução de portaria remota se encaixa perfeitamente, já que toda esta identificação e autorização – de visitantes, prestadores de serviços e entregadores –  é feita para a entrada e saída, seja de pedestres ou de veículos.

2. Deixar de registrar o acesso

Não registrar o acesso de visitantes e prestadores de serviço é outro erro que precisa ser evitado. Todas as pessoas que entram no condomínio precisam ser devidamente identificadas e ter o acesso registrado.

É por isso que é tão importante contar com um sistema de controle de portaria, porque automatiza esse processo e garante a segurança dos dados. Dessa forma, o síndico tem sempre um relatório de registro de visitantes e sabe quem teve acesso ao condomínio, inclusive por meio de um aplicativo.

3. Deixar a portaria vazia

É importante que sempre tenha alguém presente na portaria. Os porteiros precisam ser treinados e entender que não devem deixar seus postos de trabalho sem ninguém.

4. Não usar a clausura ou eclusa na portaria

Essa é uma medida de segurança muito importante para o condomínio porque impede o acesso fácil e não autorizado de pessoas com más intenções

A clausura ou eclusa é um tipo de controle de acesso em que são instalados dois portões em sequência. Assim, para um visitante ou prestador de serviço entrar no condomínio, primeiro deve ser liberado o primeiro portão e, só depois de fechá-lo, abrir o segundo.

Esse procedimento é essencial porque, quando uma pessoa passa pelo primeiro portão, alguém não autorizado pode tentar entrar junto com ela. No entanto, ela precisará passar ainda pelo segundo portão, que, então, não é liberado, garantindo a segurança do condomínio.

Novamente, a portaria remota se encaixa neste quesito, já que também pode operar com o sistema de eclusas, onde o segundo acesso apenas é liberado mediante identificação e autorização do morador, visitante ou prestador de serviço.

Essas foram as nossas dicas para você ter um condomínio seguro, com procedimentos que contribuam para isso na portaria. Para saber mais sobre esse assunto, sugerimos os seguintes conteúdos:

[Webinar] Segurança condominial

[Infográfico] Tudo o que você precisa saber sobre portaria remota

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