As melhores práticas de controle financeiro para condomínio

Confira as principais medidas que o síndico deve tomar para um bom controle financeiro para condomínio. Leia neste artigo.

Por conta do alto nível de complexidade, a administração condominial pode ser equiparada à gestão de uma empresa. É uma atividade que exige planejamento e organização para que seja efetuado um controle financeiro para condomínio eficaz. Afinal, são diversos pagamentos e recebimentos aos quais o síndico deve estar atento para garantir o pleno funcionamento do empreendimento.

Com o crescimento do Índice dos Custos Condominiais (ICON), gerenciar as finanças de forma profissionalizada se torna ainda mais necessário. De acordo com levantamento realizado pelo Secovi-SP, a variação acumulada do ICON foi de 7,99% de fevereiro de 2020 a janeiro de 2021,  inferior à inflação medida pelo IGP-M da Fundação Getúlio Vargas, que apresentou variação de 25,71% no mesmo período.

A preocupação em realizar o controle financeiro para condomínio de maneira eficiente tem levado cada vez mais à opção pela profissionalização da gestão, seja por meio da contratação de um síndico especializado ou uma administradora que auxilie o gestor nas suas principais atividades ou, ainda, pela adoção de um sistema para modernizar a portaria que ajuda a otimizar as finanças e proporcionar uma série de melhorias no condomínio.

A combinação desses fatores contribui para que a gestão do condomínio seja mais transparente e equilibrada. Isso porque, com o apoio de profissionais especializados e da tecnologia, é possível automatizar a administração e buscar alternativas para manter o controle financeiro.

Neste artigo, preparamos as principais medidas que devem ser tomadas para um bom controle financeiro para condomínio. Confira.

4 medidas essenciais para realizar o controle financeiro para condomínio de forma eficaz

1. Organize as finanças do condomínio

A rotina do síndico pode ser bastante atribulada, principalmente se a gestão do condomínio não for realizada corretamente. Por esse motivo, o primeiro passo para realizar o controle financeiro para condomínio é organizar as contas para alcançar um equilíbrio.

O responsável pela administração condominial deve realizar um levantamento de todos os gastos, pagamentos, receitas e investimentos do condomínio. Essa iniciativa é fundamental para organizar o fluxo de caixa e evitar gastos não planejados.

2. Otimize os custos do condomínio

A necessidade de redução dos custos condominiais e reforço na segurança tem incentivado síndicos a buscarem no mercado por soluções inovadoras que proporcionam uma gestão de custos eficiente, ao mesmo tempo que promovem o aumento da sensação de segurança.

Uma novidade tecnológica que se tornou tendência no mercado de condomínios no Brasil é a portaria remota. Esse tipo de solução auxilia gestores a promoverem uma gestão condominial mais econômica e automatizada. Isso porque, além de proporcionar otimizar gastos com folha de pagamento dos funcionários, a tecnologia reforça a segurança e automatiza a gestão do prédio.

A contratação de um sistema de portaria remota é uma alternativa viável para os condomínios que querem melhorar seu fluxo de caixa sem negligenciar o funcionamento e a manutenção do empreendimento. A principal vantagem desta iniciativa é a diminuição dos gastos com serviços de portaria, que refletem em uma economia de até 50% nas taxas condominiais.

Esse valor pode ser revertido em melhorias para valorização do imóvel e adoção de medidas sustentáveis que contribuem para a economia de recursos naturais e financeiros, como investimento na colocação de placas de captação de energia solar ou em um sistema para reuso de água.

3. Reduza o índice de inadimplência

Lidar com a inadimplência é uma das principais dificuldades dos síndicos, conforme apontou a pesquisa realizada pela Kiper com gestores de todo o Brasil. Em tempos de orçamentos apertados, agilidade e eficiência na cobrança são fundamentais para garantir que o pagamento seja efetuado pelos condôminos inadimplentes. A diminuição dos gastos condominiais também ajuda a reduzir o índice de inadimplência. Bastam algumas medidas simples para que o gestor consiga promover uma boa economia nas taxas de condomínio e realizar uma melhor gestão dos custos, como fazer revisões em folhas de pagamentos, horas extras e promover medidas educativas para gerar maior economia de energia.

4. Registre toda a movimentação financeira do condomínio

Outra dica simples para fazer o controle financeiro para condomínio é nunca gastar mais do que se arrecada. Para conseguir controlar os gastos do condomínio, é importante registrar toda a movimentação financeira e as operações realizadas.Dessa forma, o síndico pode reunir e disponibilizar aos condôminos informações sobre os principais gastos por meio de relatórios e demonstrativos financeiros para auxiliar nas tomadas de decisão em reuniões e assembleias.

Contabilidade de condomínios residenciais: como fazer de maneira eficaz

Além dessas 4 medidas essenciais, é imprescindível realizar a contabilidade do condomínio para garantir que o controle financeiro seja feito de maneira eficiente.

Confira as dicas que preparamos para você organizar a contabilidade no seu condomínio:

Proponha a terceirização dos serviços contábeis

Muitas vezes, por conta da rotina atribulada do síndico, torna-se inviável promover a gestão financeira do condomínio com eficácia.

Para assegurar que a contabilidade de condomínios residenciais seja realizada de forma eficaz e econômica, muitos empreendimentos passaram a investir na contratação de empresas terceirizadas de serviços contábeis, optando por uma administradora de condomínio.

Contar com um fornecedor referenciado para realizar a contabilidade de condomínios residenciais tem sido a alternativa encontrada por gestores que buscam promover a otimização dos custos.

A iniciativa garante um controle financeiro mais efetivo, já que toda a movimentação financeira e operações do condomínio passam a ser realizadas por uma empresa especializada. Porém, a terceirização dos serviços contábeis não isenta a responsabilidade do síndico em realizar a prestação de contas do condomínio aos moradores, conforme previsto no Código Civil.

Acompanhe regularmente a situação financeira do condomínio

Ao acompanhar regularmente a contabilidade do condomínio, é possível obter informações relevantes sobre a saúde financeira do empreendimento. Nessa avaliação, caso seja constatado um alto índice de inadimplência, por exemplo, o responsável pela gestão condominial pode adotar medidas para reduzir esse índice e obter mais recursos para o empreendimento.

Outro benefício proporcionado pelo acompanhamento constante da situação financeira do condomínio é conseguir buscar alternativas para diminuição dos custos. Por meio de relatórios e demonstrativos financeiros, o gestor consegue obter os subsídios necessários para basear suas decisões e torná-las muito mais assertivas.

A vantagem de fazer esse controle de perto é que a administração condominial passa a ser muito mais transparente, podendo inclusive servir de referência para a previsão orçamentária do exercício seguinte.

Anualmente, o síndico deve convocar a Assembleia Geral Ordinária para elaboração do orçamento da receita condominial, assim como apresentar a previsão orçamentária das despesas.

Nessa ocasião, é importante que o responsável pela gestão condominial apresente aos moradores um levantamento das principais receitas e despesas, bem como custos fixos para manutenção do condomínio.

Para obter informações mais precisas da movimentação financeira do empreendimento, é necessário que a contabilidade do condomínio esteja organizada de forma eficaz e profissionalizada.

É importante considerar que quanto mais o condomínio contar com soluções tecnológicas, mais fácil será a gestão das finanças para o síndico. A tecnologia tem avançado muito, trazendo ferramentas importantes para o dia a dia dos empreendimentos.

Existem soluções que auxiliam cada uma das tarefas que são responsabilidade de um síndico, facilitando o trabalho, já que são muitas atribuições. Lidar com as finanças de um condomínio requer muita cautela e transparência. Por isso, é importante contar com esses recursos.

Sugerimos que você confira um conteúdo completo que preparamos sobre uma dessas soluções: a portaria remota.

Infográfico | Tudo o que você precisa saber sobre portaria remota

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