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Relatório mensal de condomínio: 5 dicas para fechar bem o mês

É papel do síndico cuidar da gestão condominial de forma organizada e atenciosa. Entre as obrigações relacionadas a essa responsabilidade, está o relatório mensal de condomínio, documento que deve apresentar a situação financeira do empreendimento

Nesse relatório, devem constar todas as contas, relatando as entradas e as saídas de dinheiro ocorridas ao longo do mês. Portanto, é um documento de função importantíssima na administração condominial, para garantir a transparência das finanças com todos os moradores.
Neste artigo, saiba como fazer um relatório mensal de condomínio, seguindo 5 dicas de boas práticas de administração financeira condominial para manter as contas em dia e fugir das dívidas. Continue a leitura para saber tudo sobre esse assunto!

Qual é a importância do relatório mensal de condomínio?

O relatório mensal de condomínio é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e as saídas do mês anterior. Nesse relatório, o síndico deve apresentar dados como:

  • Taxas em atraso;
  • Multas recebidas;
  • Fundo de reserva;
  • Saldos bancários, de poupanças e aplicações;
  • Gastos gerais.

Esse é um documento que exige organização na gestão financeira do condomínio. Sendo assim, o síndico precisa realizar um rígido controle financeiro

Do contrário, o empreendimento corre o risco de ter problemas com gastos desnecessários e até mesmo com fraudes, além de o síndico poder sofrer críticas por falta de transparência.

Afinal, é por meio do relatório mensal de condomínio que os moradores ficam por dentro dos gastos e podem questionar sobre despesas exageradas ou outros pontos que não estejam de acordo.

Além disso, as informações apresentadas no relatório mensal de condomínio permitem:

  • Equilibrar as finanças do condomínio;
  • Fornecer dados para a tomada de decisões futuras;
  • Facilitar o controle do fluxo de caixa;
  • Acompanhar o nível de inadimplência;
  • Analisar sobre como o condomínio pode aproveitar melhor a receita obtida;
  • Apoiar o síndico quando moradores questionarem as contas apresentadas.

Como elaborar o relatório mensal de condomínio? 5 dicas de boas práticas

1. Conte com planilhas ou um sistema de gestão

Para fazer o fechamento do mês e elaborar o relatório mensal de condomínio, é preciso organizar as finanças em planilhas ou usar um sistema de gestão condominial para facilitar o dia a dia.

2. Diferencie gastos fixos e gastos variáveis

Mantenha um controle de gastos fixos e de gastos variáveis. Por exemplo, no controle de contas fixas, entram os salários dos colaboradores do condomínio, que sofrem reajuste apenas uma vez por ano. 

No controle de contas variáveis, entram as contas de água e energia, porque, apesar de serem cobradas todos os meses, os valores mudam.

Isso facilita as rotinas do síndico, porque não precisa todo mês se lembrar de determinada conta ou ficar atento aos vencimentos. Tudo fica organizado e acessível.

3. Controle os gastos extras

Além disso, acompanhando as contas dessa forma, o síndico pode fazer um controle mais preciso dos gastos extras

Por exemplo, em junho, o condomínio teve um gasto maior de água porque aumenta a necessidade de regar os jardins devido ao período de seca. Ou ainda precisou ser realizado o conserto de um portão danificado.

4. Indique as receitas

O relatório mensal de condomínio precisa trazer quais foram os gastos e de onde o dinheiro foi retirado para o pagamento, tendo como receitas: taxa condominial paga pelos moradores, fundo de reserva para situações emergenciais, multas por parte dos condôminos ou aluguel de espaços como o salão de festas ou garagens.

5. Acompanhe a inadimplência

Também é importante trazer no relatório mensal de condomínio os dados sobre inadimplência: as unidades com taxas atrasadas, o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se de que os nomes dos condôminos inadimplentes não devem ser expostos.
Infelizmente, a falta de pagamento da taxa de condomínio pode trazer consequências bastante problemáticas tanto para o morador inadimplente quanto para o condomínio de maneira geral, que tem as finanças comprometidas com a restrição orçamentária.

Qual é a diferença entre relatório mensal de condomínio e demonstrativo financeiro?

É comum confundir o relatório mensal de condomínio com o demonstrativo financeiro. O primeiro é um um documento apresentado todos os meses aos condôminos com as informações sobre as entradas e as saídas do mês anterior.
Já o demonstrativo financeiro é um documento mais completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas. É apresentado aos condôminos em reunião de assembleia geral específica para esse objetivo, anualmente.

Como otimizar as despesas do condomínio?

Todos os meses, quando o relatório mensal de condomínio é apresentado, é comum que os condôminos questionem sobre maneiras de usar melhor o orçamento.

É importante que o síndico tenha um controle de finanças organizado para evitar o pagamento de multas e juros, por exemplo, decorrentes de contas atrasadas. Afinal, essa não é uma maneira inteligente de gastar o dinheiro do condomínio.

Mas, além disso, é importante que o síndico esteja sempre de olho em formas de organizar o fluxo de caixa, especialmente para ter recursos, além do fundo de reserva, em momentos emergenciais ou para o investimento em melhorias importantes.

Nesse caso, o síndico pode buscar  pelo serviço de uma garantidora de crédito condominial, que ofereça cobrança garantida de condomínio e garanta antecipação de receita. 

Outra forma de manter as contas em dia é otimizar as despesas, focando em recursos tecnológicos que valorizem o empreendimento. 

Uma possibilidade é contratar uma solução de portaria remota, que, além de oferecer mais segurança para o condomínio no controle de acesso de moradores e visitantes, possibilita que o empreendimento melhore seu orçamento para investir em outras melhorias.

Quer saber mais sobre as vantagens de contar com uma solução de portaria remota? Descubra tudo sobre como esse recurso funciona neste material completo:

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Se precisar tirar dúvidas ou conhecer a solução do Porter Group, entre em contato com nossos especialistas.

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