Principais responsabilidades do síndico e administradora na gestão condominial

 

Se você é um gestor condominial, sabe que as principais responsabilidades do síndico e da administradora se diferem. Isso porque contratar uma empresa para realizar a gestão não desobriga o síndico das atividades de rotina para o bom funcionamento do condomínio.

Entretanto, mesmo sendo o representante legal do condomínio, o síndico pode transferir parte das suas funções para uma administradora especializada. Nesse caso, ele deve convocar uma reunião de condomínio para debater com os moradores sobre a contratação de uma empresa para esse tipo de serviço.

Segundo Rosely Schwartz, autora do livro “Revolucionando o Condomínio”, o síndico tem um papel mais estratégico na gestão condominial. Já a responsabilidade da administradora está em auxiliar o síndico nas funções e no cumprimento de todas as exigências legais, atuando como seu braço direito.

Aqui vai a primeira dica para separar as principais responsabilidades do síndico e da administradora na gestão condominial: detalhe tudo em contrato, pois isso ajuda a preservar as duas partes.

Principais responsabilidades do síndico e administradora: entenda as funções de cada um na gestão condominial

Conheça quais são as principais responsabilidades do síndico

O síndico é o representante legal dos interesses do condomínio. No entanto, ele pode determinar que algumas das suas atribuições sejam de responsabilidade da empresa contratada. Mas lembre-se de que a contratação da administradora só pode ser definida em assembleia.

Primeiramente, você deve conhecer as responsabilidades do síndico, que estão determinadas no artigo 1.348 do Código Civil. A seguir vamos falar sobre as principais. Confira:

– Efetuar a prestação de contas do condomínio

A terceirização dos serviços contábeis — seja pela contratação de uma administradora de condomínio ou por meio do uso de um sistema de gestão condominial — não isenta o síndico da prestação de contas do condomínio aos moradores, conforme previsto no Código Civil.

– Fazer a cobrança de condôminos inadimplentes

A inadimplência é um dos principais desafios do síndico. Afinal, essa questão impacta diretamente no aumento da taxa condominial.

Por esse motivo, é importante acompanhar a situação financeira do condomínio para saber quem está em dia ou não com o pagamento da taxa condominial. E, assim, pensar em alternativas para facilitar o pagamento para os condôminos inadimplentes.

– Contratar fornecedores e zelar pela prestação dos serviços

A contratação de fornecedores para a prestação de serviços também está entre as principais responsabilidades do síndico. Cabe ao gestor verificar quais serviços são prioritários e avaliar pelo menos três orçamentos de diferentes fornecedores.

Dependendo do tipo de serviço, o ideal é debater a contratação em assembleia. Além disso, o síndico deve acompanhar a prestação de serviços. Isso porque, em caso de acidente, ele é, ou pode ser, responsabilizado por negligência, imperícia ou imprudência.

– Convocar as assembleias de condomínio

O síndico deve realizar anualmente a convocação de reunião de condomínio para determinar os assuntos de interesse dos moradores, como as despesas do condomínio e possíveis reajustes nas taxas.

– Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia

Compete ao síndico o dever de cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia. Bem como impor e cobrar as multas devidas em caso de descumprimento das regras do condomínio.

– Realizar a contratação do seguro condomínio obrigatório

O seguro para condomínio é obrigatório e faz parte das responsabilidades do síndico. Geralmente, o síndico faz a contratação ou a renovação do seguro nos primeiros meses do ano. Dessa forma, é possível prever o custo no orçamento anual e submeter à análise dos moradores para aprovação durante assembleia geral ordinária, que tradicionalmente ocorre nessa época do ano.

– Promover manutenção periódica

A manutenção predial  também é uma obrigação do condomínio e do síndico, uma vez que, além de garantir a segurança dos moradores, as obras de reparação evitam gastos extras com ações emergenciais.

– Intermediar conflitos em condomínios

O papel do síndico é garantir que os desentendimentos sejam resolvidos internamente, evitando que os casos sejam levados para a Justiça, o que gera gasto de tempo e dinheiro do condomínio. Portanto, para promover uma comunicação eficaz, muitos condomínios criam grupos nas redes sociais ou no WhatsApp como forma de fazer com que as regras e informações mais rotineiras cheguem a todos.

Conheça quais são as responsabilidades da administradora de condomínio

Devido ao nível de complexidade, o condomínio é considerado uma empresa. Por esse motivo, muitos síndicos têm optado pela contratação de uma terceirizada especializada na gestão condominial. Para entender o que faz uma administradora de condomínio, detalhamos as atribuições a seguir. Confira:

– Gestão administrativa e financeira

Ao contratar uma administradora de condomínio, o síndico pode demandar que algumas funções fiquem sob responsabilidade da empresa contratada. Entre as principais atribuições da administradora, no que se refere à gestão administrativa e financeira estão: previsão orçamentária para avaliação das principais despesas condominiais e definição do planejamento anual dos gastos.

– Gestão de recursos humanos

Manter um prédio em funcionamento depende do trabalho de profissionais de diferentes áreas. Além da equipe de segurança, dos porteiros e dos zeladores, se a estrutura do edifício contar com áreas de lazer e esporte, sala de ginástica e piscina, é preciso ter ainda mais funcionários para que tudo se mantenha limpo e adequado ao uso.

Por outro lado, como essas questões trabalhistas demandam muito tempo e esforço, tem se tornado cada dia mais comum a contratação de empresas especializadas para a gestão de recursos humanos em condomínios. Com isso, fica a cargo da administradora de condomínio as contratações, demissões e pagamentos de funcionários, sempre buscando o equilíbrio financeiro.

Por conta do alto custo para manter a portaria em funcionamento 24 horas por dia, durante sete dias da semana no modelo tradicional — podendo representar até 70% dos gastos de um condomínio —, muitas administradoras estão buscando alternativas para modernizar a portaria do condomínio e economizar na folha de pagamento.

– Gestão de assuntos jurídicos

Muitos síndico optam pela contratação de uma administradora de condomínio para lidar com as questões jurídicas, envolvendo conflitos entre moradores e inadimplência. Isso acontece porque esse tipo de situação, quando não são resolvidas, podem originar ações contra o condomínio.

Desse modo, para evitar demandas judiciais, o ideal é contar com uma administradora de condomínio que atue de forma preventiva com relação aos problemas do dia a dia.

E vale relembrar: para que as responsabilidades acordadas com a administradora de condomínio sejam cumpridas, é essencial que elas estejam definidas em contrato, de forma detalhada e clara. Isso vale para todas as atribuições que competem à prestadora de serviços para resguardar as partes.

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